Pierwszym krokiem jaki należy podjąć w celu zawarcia małżeństwa na terenie Polski przez cudzoziemców jest przedłożenie kierownikowi USC wymaganych dokumentów. Zgodnie z art. 79 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego cudzoziemiec zamierzający zawrzeć małżeństwo powinien przedłożyć:
1) zapewnienie, że nie istnieją okoliczności, które wyłączałyby możliwość zawarcia małżeństwa;
2) odpis aktu urodzenia, a jeżeli pozostawał uprzednio w związku małżeńskim – odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu, unieważnieniu albo stwierdzeniu jego nieistnienia, albo odpis aktu małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie lub unieważnienie albo dokumentem potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa, jeżeli na podstawie pozostałych składanych dokumentów nie można ustalić danych niezbędnych do sporządzenia aktu małżeństwa ( np. oryginalny odpis orzeczenia, prawomocne postanowienie sądu);
3) dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo, chyba że na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. – Prawo prywatne międzynarodowe (Dz.U. z 2015 r. poz. 1792) to, czy ten cudzoziemiec może zawrzeć małżeństwo jest oceniane na podstawie prawa polskiego.
Dokument, o którym mowa w pkt. 3 poświadcza, że osoba zgodnie z prawem swojego kraju pochodzenia może wstąpić w Polsce w związek małżeński. W celu uzyskania takiego dokumentu należy zwrócić się do odpowiedniego organu w swoim kraju.
Może się jednak okazać, że otrzymanie dokumentu stwierdzającego, że cudzoziemiec zgodnie z prawem swojego kraju może zawrzeć małżeństwo napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody np. kraj pochodzenia cudzoziemca nie wydaje takich dokumentów. Wtedy trzeba rozpocząć postępowanie nieprocesowe przed sądem w Polsce. Sąd polski w takim postępowaniu może zwolnić cudzoziemca od złożenia tego dokumentu. W postępowaniu o zwolnienie cudzoziemca od złożenia dokumentu sąd na podstawie właściwego prawa ustala, czy osoba ta może zawrzeć małżeństwo.
Jeżeli dokumenty przedłożone przez cudzoziemca sporządzone są w języku obcym (innym niż polski) trzeba dołączyć do nich przysięgłe tłumaczenie dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego z listy tłumaczy opublikowanej na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości lub Konsula RP.
